Deste modo, o utilizador pode ler as mensagens recebidas, apagá-las, responder-lhes, armazená-las, etc..

O funcionamento do protocolo POP3 diz-se offline, uma vez que o processo suportado se baseia nas seguintes etapas:

• É estabelecida uma ligação TCP entre a aplicação cliente de e-mail (Software que o utilizador usa para ler emails) e o servidor onde está a caixa de correio, onde o utilizador se autentica;
• Todas as mensagens existentes na caixa de correio são transferidas sequencialmente para o computador local;
• As mensagens são apagadas da caixa de correio (opcionalmente, o protocolo pode ser configurado para que as mensagens não sejam apagadas da caixa de correio). Se esta opção não for utilizada, deve-se utilizar sempre o mesmo computador para ler o correio eletrónico, para poder manter um arquivo das mensagens);
• A ligação com o servidor é terminada;
• O utilizador pode agora ler e processar as suas mensagens (offline).

A característica offline do protocolo POP3 é particularmente útil para utilizadores que se ligam à Internet através de redes públicas comutadas, em que o custo da ligação é proporcional ao tempo de ligação (ex: a rede telefónica convencional ou a rede RDIS).

Com o POP3, a ligação apenas precisa de estar ativa durante a transferência das mensagens, e a leitura e processamento das mensagens pode depois ser efetuada com a ligação inativa.